Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is

Nimbus Logistics bv, met handelsnaam Nimbus Forwarding, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor ons vervoersaanbod aan expediteurs gebruiken wij de naam Nimbus Logistics en het mailadres salih.durmaz@nimbus-logistics.be. Het gaat om hetzelfde bedrijf.

Vragen over uw gegevens stuurt u naar quotes@nimbusforwarding.be, met ‘Privacy’ als onderwerp, of u antwoordt gewoon op de mail die u van ons kreeg. Een functionaris voor gegevensbescherming hebben wij niet aangesteld; de wet verplicht ons daar niet toe.

• Nimbus Logistics bv, handelsnaam Nimbus Forwarding
• Sint-Rochusstraat 6, 3550 Heusden-Zolder, België
• Ondernemingsnummer 0787.337.518 · RPR Antwerpen, afdeling Hasselt
• quotes@nimbusforwarding.be · +32 476 83 19 90

Uw recht van bezwaar, en zakelijke mail van ons (STOP)

Wij schrijven bedrijven aan op een algemeen zakelijk adres dat openbaar staat, zoals info@ of sales@, over diensten die bij hun beroepsactiviteit horen. Naar een adres op naam van een persoon of van een eenmanszaak mailen wij alleen met toestemming.

Elke mail waarmee wij onze diensten voorstellen, vermeldt uit welke openbare bron wij het adres haalden: de bedrijvengids van Port of Antwerp-Bruges, de ledenlijst van FORWARD Belgium of, voor Turkse bedrijven, de ledenlijst van UTIKAD.

U kunt altijd bezwaar maken, gratis en zonder reden: antwoord met STOP op onze mail, of stuur STOP naar het adres waarvan onze mail kwam, of naar quotes@nimbusforwarding.be. U kunt het ook gewoon zeggen als wij u bellen. Eén STOP geldt voor mail, telefoon, WhatsApp en post samen. Wij verwerken uw STOP binnen één werkdag en bevestigen dat per mail; daarna contacteren wij u langs geen enkel kanaal meer om onze diensten voor te stellen. Bent u klant, dan krijgt u wel nog de mails over uw lopende opdrachten en facturen.

Om een STOP te kunnen blijven respecteren, bewaren wij op onze uitsluitingslijst alleen wat daarvoor nodig is: het adres of domein, de bedrijfsnaam en het btw-nummer, de datum en hoe u STOP zei.

Hebt u ons al een opdracht gegeven, dan kunt u mail krijgen over gelijkaardige diensten; ook die mail stopt u op dezelfde manier. Onze mails meten niet of u ze opent of op een link klikt.

Ook tegen ander gebruik van uw gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang (zie ‘Waarvoor, en op welke grond’) kunt u bezwaar maken, om redenen die met uw situatie te maken hebben. Dan stoppen wij daarmee, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen, of de gegevens nodig hebben voor een rechtsvordering.

Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken deze gegevens:

• Via het contactformulier op deze website: uw bedrijfsnaam, naam, e-mailadres en uw aanvraag, die wij nodig hebben om u te antwoorden; uw telefoonnummer, als u het opgeeft; wat u zelf in uw aanvraag vermeldt; en vanaf welke pagina, wanneer en in welke taal u het formulier verstuurde. Uw IP-adres gebruiken wij alleen kort en zonder het op te slaan, om misbruik van het formulier tegen te houden.
• Via mail, telefoon en WhatsApp: uw contactgegevens en wat u ons stuurt of vertelt, zoals de documenten van een zending.
• Bij een opdracht: laad- en losadres, de contactpersoon ter plaatse en de documenten van de zending, zoals vervoersdocumenten, facturen en douane­aangiften. Zonder die gegevens kunnen wij uw opdracht en de douaneaangifte niet uitvoeren.
• Zakelijke contactgegevens van bedrijven waarmee wij werken of die wij aanschrijven, en van hun medewerkers: bedrijfsnaam, naam en functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en adres. Vermeldt een openbare lijst een contactpersoon op naam, dan kan die naam in onze bestanden staan, maar die persoon mailen wij niet zonder toestemming.
• Waar die gegevens vandaan komen: van uzelf; van het bedrijf waarvoor u werkt, bijvoorbeeld wanneer een collega u als contactpersoon opgeeft; of uit openbare bronnen: de bedrijvengids van Port of Antwerp-Bruges, de ledenlijst van FORWARD Belgium, de lijst van douanevertegenwoordigers van de FOD Financiën, de ledenlijst van UTIKAD en de website van het bedrijf zelf.
• Technische gegevens die onze hostingprovider nodig heeft om pagina’s te leveren: IP-adres, tijdstip, gevraagde pagina en browsertype (zie ‘Cookies en bezoekersstatistieken’).

Waarvoor, en op welke grond

Wij gebruiken uw gegevens voor zes doelen, elk met een rechtsgrond uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Ons gerechtvaardigd belang: bedrijven laten weten wat wij doen, vlot samenwerken met de bedrijven waarvoor u werkt, ons werk organiseren met een AI-assistent (zie ‘AI-hulp’) en de website veilig houden. U kunt altijd bezwaar maken (zie ‘Uw recht van bezwaar’).

• Uw aanvraag beantwoorden, als u erom vraagt een offerte opmaken, en die opvolgen. Grond: stappen op uw verzoek, vóór een overeenkomst (art. 6.1.b AVG); schrijft u namens uw bedrijf, dan ons gerechtvaardigd belang om te antwoorden (art. 6.1.f AVG).
• Uw opdracht plannen, uitvoeren en opvolgen, tot het dossier volledig is afgehandeld. Grond: de overeenkomst (art. 6.1.b AVG); bent u medewerker of contactpersoon van een klant, leverancier of partner, dan ons gerechtvaardigd belang om met uw bedrijf samen te werken (art. 6.1.f AVG).
• Boekhouding, facturatie en douane­aangiften. Grond: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
• Zakelijk contact met bedrijven: onze diensten voorstellen en dat contact opvolgen, per mail, telefoon of post. Grond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG); mail naar een adres op naam: alleen met uw toestemming (art. 6.1.a AVG).
• Uw bezwaar blijven respecteren met onze uitsluitingslijst. Grond: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG, met art. 21 AVG en art. 2 van het koninklijk besluit van 4 april 2003).
• De website leveren en misbruik van het formulier tegenhouden. Grond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).

Onze dienstverleners

Voor hosting, mail, opslag en facturatie gebruiken wij deze dienstverleners:

• DigitalOcean — hosting van de website en van het contactformulier, in datacenters in de Europese Unie (Amsterdam).
• Cloudflare — levert de pagina’s via zijn netwerk, voor DigitalOcean.
• Resend — stuurt een aanvraag uit het contactformulier als mail naar onze mailbox en bewaart er 30 dagen een kopie van.
• Microsoft 365 — onze mail en bestanden.
• GitHub — bewaart onze werkbestanden, waaronder onze lijsten van bedrijven en onze uitsluitingslijst.
• Billit — facturatie.

Wie uw gegevens nog ontvangt

Deze partijen ontvangen gegevens en gebruiken ze voor hun eigen taak, onder hun eigen voorwaarden of wettelijke regels:

• Anthropic (Claude) — onze AI-assistent; zie ‘AI-hulp’ hieronder.
• WhatsApp Ireland — wanneer wij via WhatsApp met u contact hebben, en voor de nummers in de contactenlijst van de telefoons waarop wij WhatsApp gebruiken; de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp gelden dan.
• Bij een opdracht: de douane­vertegenwoordiger met wie wij werken, de vervoerders, de rederij, de terminal, het platform voor containervrijgave (Certified Pick up) en onze partneragent in het land van vertrek of bestemming — elk met de gegevens die de zending vereist.
• Onze boekhouder, en de douane en andere overheden wanneer de wet dat vraagt.

Buiten de Europese Economische Ruimte

De website draait in Amsterdam, maar een deel van de partijen hierboven verwerkt gegevens ook in de Verenigde Staten: Microsoft, DigitalOcean, Cloudflare, Resend (dat zijn kopieën daar bewaart), GitHub, Anthropic en Meta (het moederbedrijf van WhatsApp).

Voor onze dienstverleners steunt die doorgifte op het EU-US Data Privacy Framework, op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (besluit 2021/914) of op beide, zoals de voorwaarden van elke leverancier bepalen. Anthropic en WhatsApp geven gegevens door volgens hun eigen beleid.

Bij een zending van of naar een land buiten de Europese Economische Ruimte krijgen de partijen in dat land de gegevens die de zending vereist; die doorgifte is nodig om uw opdracht uit te voeren.

Een kopie van deze waarborgen vraagt u op via quotes@nimbusforwarding.be.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan het doel vraagt:

• Een aanvraag of zakelijk contact zonder opdracht: 12 maanden na het laatste contact, daarna wissen wij het. Volgde er een inhoudelijk gesprek, dan 24 maanden.
• Gegevens uit een openbare lijst of gids: schrijven wij het bedrijf aan en reageert het niet, 12 maanden na onze laatste mail; schrijven wij het niet aan, 12 maanden nadat wij de gegevens overnamen.
• Contactgegevens van klanten, leveranciers en partners: zolang wij samenwerken; daarna 12 maanden na het laatste contact, behalve wat bij een dossier hoort.
• Facturen, boekhoudstukken en douanedocumenten: 10 jaar, om te voldoen aan de boekhoud- en btw-wetgeving. De rest van het dossier van een opdracht, met de mails die erbij horen, bewaren wij even lang, voor het geval van een betwisting.
• Onze uitsluitingslijst: zolang wij zakelijke mail versturen.
• De kopie van een formulieraanvraag bij Resend: 30 dagen. De logregel die onze hostingprovider per formulieraanvraag bijhoudt, met de bedrijfsnaam: hoogstens 3 dagen.
• Technische gegevens: de cookie __cf_bm vervalt na 30 minuten; zelf houden wij geen toegangslogs bij; de logs van DigitalOcean en Cloudflare vallen onder hun eigen voorwaarden.
• Wat wij wissen, kan nog korte tijd in back-ups van onze leveranciers staan: bij Microsoft 365 tot 30 dagen, bij GitHub tot 90 dagen.

AI-hulp

Wij gebruiken Claude, een AI-assistent van Anthropic Ireland Limited. Claude helpt ons mails te lezen, te sorteren en op te stellen, en onze opdracht- en contactgegevens bij te houden. Daardoor krijgt Claude ook uw mails en gegevens te zien.

Anthropic Ireland Limited verwerkt die gegevens als zelfstandige verantwoordelijke, volgens zijn eigen privacybeleid (anthropic.com/legal/privacy), en kan ze in de Verenigde Staten verwerken.

Iemand van ons team controleert elke offerte en elke mail voordat die vertrekt. Wij nemen geen volledig geautomatiseerde besluiten over u.

Cookies en bezoekersstatistieken

Wij plaatsen zelf geen cookies en gebruiken geen analytics, pixels of andere volgtechnieken. De pagina’s laden niets van andere websites: geen lettertypes, kaarten, video’s of knoppen van sociale media.

Cloudflare, dat de pagina’s levert voor onze hostingprovider DigitalOcean, plaatst één technische cookie: __cf_bm. Die onderscheidt mensen van geautomatiseerd verkeer, werkt alleen op deze website en vervalt na 30 minuten. Voor een cookie die strikt noodzakelijk is om de website te leveren die u opvraagt, is volgens de Belgische wet geen toestemming nodig (art. 10/2 van de wet van 30 juli 2018); daarom ziet u hier geen cookiebanner.

Op de taalkeuzepagina onthoudt uw browser tijdens uw bezoek welke taal de pagina voor u koos (nf-lang-choice). Dat gegeven blijft in uw browser en verdwijnt zodra u het tabblad sluit.

Beveiliging

De website loopt volledig over HTTPS en heeft geen databank. Een aanvraag uit het contactformulier gaat als mail via Resend naar onze mailbox; Resend bewaart er 30 dagen een kopie van, en onze hostingprovider houdt hoogstens 3 dagen een logregel met de bedrijfsnaam bij.

Onze opdracht- en contactgegevens staan op onze eigen server in België. Toegang tot onze mailboxen en systemen hebben alleen ons eigen team en de AI-assistent die wij daarvoor gebruiken (zie ‘AI-hulp’); de dienstverleners hierboven alleen voor zover hun dienst dat vraagt.

Uw rechten

Om een van de rechten hieronder uit te oefenen, mailt u naar quotes@nimbusforwarding.be met ‘Privacy’ als onderwerp. Wij antwoorden binnen één maand; bij een ingewikkeld verzoek kan dat tot twee maanden langer duren, en dan laten wij u dat binnen de eerste maand weten. Zo nodig vragen wij eerst wie u bent, zodat uw gegevens bij de juiste persoon terechtkomen.

Hebt u ons toestemming gegeven, bijvoorbeeld om u op uw persoonlijke adres te mailen, dan kunt u die altijd intrekken; wat wij daarvoor deden, blijft geldig.

U hebt recht op:

• inzage in de gegevens die wij over u hebben;
• verbetering van wat niet klopt;
• wissing van uw gegevens — wat wij volgens de wet moeten bewaren, wissen wij zodra die termijn voorbij is;
• beperking van het gebruik ervan;
• bezwaar tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang — tegen zakelijke mail altijd, zonder voorwaarden (zie ‘Uw recht van bezwaar’);
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat, om ze door te geven (overdraagbaarheid).

Een klacht indienen

Niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten via quotes@nimbusforwarding.be.

U hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be. Een klacht dient u in via gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen. U kunt ook klacht indienen bij de toezichthouder van het land in de Europese Economische Ruimte waar u woont of werkt, of waar de inbreuk plaatsvond.

Wijzigingen

Deze versie geldt vanaf 6 oktober 2026. Ze voegt Resend toe, dat nu het contactformulier bezorgt, noemt al onze dienstverleners en andere ontvangers bij naam, onder wie Anthropic (onze AI-assistent) en GitHub, vermeldt de bronnen van onze bedrijfslijsten en de naam Nimbus Logistics, en geeft concrete bewaartermijnen. Verandert er iets aan wat wij met uw gegevens doen, dan passen wij deze pagina en de datum aan. Een eerdere versie sturen wij u op verzoek.